Dicas de gestão para clínicas e consultórios médicos

Tempo de leitura: 9 minutos

De repente, você se vê realizando o sonho de abrir o próprio consultório, independentemente de continuar ou não trabalhando em outras clínicas ou hospitais. No entanto, isso pode se transformar em um pesadelo se não houver conhecimento sobre gestão de clínicas e de consultórios médicos, que permite ao profissional lidar com as dificuldades e desafios da rotina de trabalho, especialmente com relação ao planejamento, organização e atendimento administrativo.

Os resultados de um bom gerenciamento dão mais produtividade, qualidade nos serviços, aumento na fidelização de pacientes e, consequentemente, dos lucros. Pensando nisso, separamos algumas dicas de gestão de clínicas e consultórios médicos.

Gostaria de acessar informações úteis tanto para quem está começando quanto para aqueles que já consolidaram seus empreendimentos de saúde? Acompanhe!

Divulgue muito, mas com consciência

Ao falar em gestão de qualquer tipo de negócio, a divulgação é um dos principais aspectos. É ela que vai trazer novos pacientes e conquistar de uma vez por todas aqueles que já estão fidelizados. É extremamente importante que os médicos invistam em campanhas de marketing médico — especialmente usando a internet, que tem um potencial de comunicação tão interessante.

No entanto, não se pode esquecer de observar o que o código de ética diz a respeito disso. Não se pode, em hipótese alguma, causar qualquer constrangimento para o paciente ou mesmo lançar mão do sensacionalismo para chamar a atenção. Portanto, sempre tenha esse cuidado antes de fazer qualquer divulgação.

Faça um controle eficiente dos prontuários eletrônicos

Essa é uma grande ferramenta para os médicos que administram seus consultórios, pois torna tudo mais prático. Em apenas alguns cliques, você tem acesso ao histórico do paciente, quais remédios ele já tomou,suas possíveis intolerâncias, os tratamentos que não funcionaram e todos os outros dados necessários — o melhor é que você pode ter tudo isso no seu celular ou tablet.

O software Doctor View conta com esse recurso que, além de facilitar a rotina, ajuda a otimizar o espaço, pois não serão mais necessários aqueles arquivos imensos para guardar prontuários em papel. Não deixe de conhecer!

Invista no atendimento multicanal

O atendimento por telefone em uma clínica é muito importante, pois permite que o paciente se informe sobre os serviços oferecidos, horário de funcionamento, se o convênio médico que ele tem é atendido e marcar as consultas. Como é praticamente impossível para o médico realizar as consultas e ainda cuidar dos atendimentos ao telefone, contratar uma secretária é uma medida fundamental.

Além disso, abrir a possibilidade para contatos e agendamentos via aplicativo e e-mail, facilita o acesso do paciente ao consultório, sendo uma estratégia interessante para diversificar o atendimento.

Tenha controle sobre as finanças

Tudo que diz respeito aos gastos e receita deve ser controlado. Caso contrário, você pode, por exemplo, reduzir a margem de lucratividade sem nem saber o porquê. Para evitar esse tipo de problema, dê atenção especial aos recibos do pagamento das consultas e do que você paga aos seus fornecedores.

Use a internet a seu favor

Torne virtuais todas as operações que forem possíveis. Atualmente, existem muitos aplicativos que facilitam a relação entre médicos e pacientes. É muito mais prático e eficiente armazenar informações utilizando bancos de dados online.

Utilize um sistema próprio para clínicas e consultórios

Ter uma clínica médica organizada é requisito essencial para oferecer aos pacientes um atendimento de qualidade. O mercado de saúde se encontra altamente competitivo, razão pela qual aqueles que conseguem fazer mais e melhor em menos tempo se destacam dos demais.

Dessa maneira, além de criar fluxos de trabalho e padronizar tarefas, o uso de softwares específicos para clínicas e consultórios pode ser a melhor saída para o controle e organização da clínica. Conciliar um sistema médico informatizado com a divisão de tarefas e rotinas entre a equipe vai trazer eficiência, sinônimo de qualidade e profissionalismo na gestão.

Estabeleça metas

Assim como qualquer outro negócio, uma clínica ou consultório médico precisa estabelecer suas metas periódicas. Mesmo que você adote um excelente sistema para gestão e processamento de informações, esses dados não terão nenhum sentido se não estiverem alinhados a uma boa estratégia de negócio.

Uma gestão eficaz está atrelada ao estabelecimento de metas, com a estipulação de tarefas que permitam alcançar os resultados desejados. A recomendação é que o consultório monte um planejamento anual, estabelecendo metas mensais que devem ser compartilhadas com toda a equipe.

Reuniões mensais de alinhamento também são importantes, já que elas permitem o compartilhamento do andamento das metas e podem ser aplicadas com o objetivo de motivar os colaboradores a trabalharem juntos para atingir as suas metas.

O administrador da clínica médica, portanto, deve ter em mente a relevância das metas para o crescimento do consultório — sempre considerando a integração e a motivação dos profissionais que atuam no negócio, focando em um atendimento de qualidade, já que os pacientes são os principais responsáveis pela conquista de bons resultados.

Não misture as contas pessoais com despesas da clínica

É imprescindível acompanhar de perto todas as entradas e saídas de recursos financeiros no negócio. O controle do fluxo de caixa é fundamental para que você conheça a situação financeira da clínica, podendo estabelecer estratégias e medidas preventivas visando melhorar os resultados.

Além disso, é importante que o profissional esteja ciente de que as contas pessoais não devem se misturar com as do negócio. Muito embora a tendência seja que isso aconteça, esse tipo de prática dificulta o reconhecimento de possíveis dificuldades financeiras, gerando eventuais prejuízos no planejamento e na gestão eficiente da clínica.

Ofereça um diferencial

O que o seu consultório pode oferecer que os outros não oferecem? Talvez enviar aos pacientes um material em linguagem simplificada sobre o medicamento que ele vai utilizar ou sobre a doença com a qual foi diagnosticado? Esse é apenas um exemplo para mostrar que é importante buscar formas de se destacar.

Como você pode ver, uma gestão eficiente exige conhecimento especializado, o uso de ferramentas específicas e a adoção de boas práticas. Você não precisa ser um administrador de empresas para gerir o seu consultório, mas deve conhecer os princípios e cuidados básicos para alcançar resultados eficazes. Apesar disso, é importante investir em capacitação para alcançar o título de médico empreendedor.

Invista em treinamento da equipe

Os profissionais que trabalham em clínicas e consultórios precisam oferecer um excelente atendimento e pós-atendimento aos pacientes. Para que isso seja possível, todos devem ser qualificados para a prestação dos serviços relacionados à enfermagem, limpeza, recepção etc. Os investimentos realizados para o treinamento da equipe de colaboradores dão retorno assim que as pessoas começam a ter percepções positivas do negócio.

As capacitações podem ser constantes, tendo em vista que elas vão desenvolver condutas, valores e propósitos que serão seguidos por todos os envolvidos. Algumas qualificações técnicas também são necessárias no decorrer do tempo. Tenha em mente que esses colaboradores são os representantes da sua clínica ou consultório e lidam diretamente com os pacientes. Por isso, eles influenciam nos resultados.

A qualificação vai garantir que você tenha uma equipe competente, motivada e segura para alcançar os objetivos que foram traçados. Além do mais, os profissionais devem estar engajados, mantendo uma boa comunicação entre si e trabalhando em harmonia. Afinal, uma clínica ou consultório que trata de pacientes não pode ter um ambiente nocivo, com rivalidades e desentendimentos.

Crie objetivos para a empresa

As clínicas são desenvolvidas por meio da criação de objetivos a serem atingidos. Um bom gestor sabe planejar o futuro do negócio e estabelecer as direções que pretende seguir. Ainda que você tenha um consultório que está iniciando ou que enfrente dificuldades para expandir, é necessário fazer um planejamento para que todos os colaboradores saibam quais são as perspectivas.

Os objetivos devem ser alcançáveis para não frustrar a equipe envolvida. Por esse motivo, faça uma estimativa da quantidade de pacientes a serem atendidos mensalmente, a cada 6 meses e anualmente. A partir disso, elabore um plano de ação que o levará a ter resultados mais favoráveis e propiciem o crescimento do negócio. Trabalhe em conjunto para transformá-lo em realidade.

Estabeleça métricas de resultados e monitore-as

Para ter certeza de que o negócio está seguindo o plano de ação e gerando resultados positivos, é indispensável estabelecer métricas e monitorá-las. Não adianta ter uma clínica com um ótimo número de pacientes se os recursos forem administrados de modo incoerente e essa má administração resultar em prejuízos. O saldo final precisa ser favorável e jamais ficar negativo.

O monitoramento das métricas vai permitir que o gestor avalie o sucesso do consultório de forma simples. Elas são parâmetros que ajudam a analisar o desempenho dos estabelecimentos como, por exemplo, o Retorno sobre Investimento (ROI). Essa métrica é utilizada para fazer uma mensuração dos valores investidos na estrutura para atrair clientes e dos lucros decorrentes dessa atividade.

Desenvolva o senso de empreendedor

Os bons gestores procuram adquirir conhecimentos sobre empreendedorismo, pois, sem desenvolver o senso de empreendedor, dificilmente os negócios vão prosperar e se expandir. É crucial entender sobre gerenciamento de empresas e assumir o compromisso de fazer a clínica crescer para que ela se mantenha em um mercado competitivo nos próximos anos e continue funcionando de forma adequada.

Faça uma análise geral da clínica ou consultório por meio de um levantamento dos resultados dos setores. Conheça os pontos fracos e fortes do negócio para conseguir tomar medidas que supram as deficiências. Procure entender as necessidades e particularidades de cada departamento para que eles consigam manter uma alta performance.

Enfim, essas são as principais dicas de gestão de clínicas e consultórios médicos.

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Fonte: Doctor View

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